Testez votre culture RGPD

La protection des données à caractère personnel repose sur plusieurs piliers, en particulier :

• la transparence,
• la licéité
• les droits des personnes physiques concernées,
• la sécurité des données,
• la limitation des finalités,
• la minimisation des données,
• la pertinence des données utilisées,
• la durée de conservation des données.

« La sécurité des données constitue l’un des piliers essentiels de la protection des données à caractère personnel mais ce n'est pas le seul. » Vous notez donc que la protection des données est bien plus qu'un projet informatique mais une démarche qualité globale avec des aspects juridiques techniques et organisationnels.

RGPD : Article 32 - Sécurité du traitement

Compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, le responsable du traitement et le sous-traitant mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins.

Le consentement n'est pas toujours obligatoire. Il est des cas où le traitement des données d'une personne est basé sur l’exécution d’un contrat (auquel la personne est partie), au respect d’une obligation légale, à la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne (urgences, pompiers, Etc.), à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou encore du fait de la poursuite de l'intérêt légitime pour mon organisation.

Il est très important de définir sur quelle "base légale" se fonde la possibilité de traiter les données d'une personne, il en va du caractère licite de votre opération. C'est un exercice pas toujours simple. Il dépend aussi de la nature de vos publics (BtoB ou BtoC) et des formats de communication ou de prospection utilisés (mail, téléphone, courrier postal, Etc.) en lien avec d'autres réglementations.

Seul le numéro de sécurité sociale (NIR) est considéré ici comme un donnée "sensible". Les autres types de données sensibles sont celles relatives aux opinions politiques religieuses, philosophiques ou syndicales et tout ce qui touche à la santé ou à l'identité sexuelle et intime de la personne. Les autres sont des donées personnelles même si elles sont hautement personnelles. L'utilisation du NIR  nécessite des garanties supplémentaires et il ne peut pas être traité ou collecté arbitrairement. Ainsi, le simple envoi par mail d'un bulletin de paye PDF en pièce jointe n'est pas suffisament sécurisé et ne correspond pas à une mesure adéquate de protection au sens du RGPD. 

Une donnée à caractère personnel est toute information qui permet d'identifier directement ou indirectement une personne. Ainsi un pseudo ou un numéro de compte permettent d'identifier une personne par "association" avec une table de correspondance client ou membre. Ce sont donc des données personnelles et la façon dont l'organisation les collecte, les utilise et les partage constitue un traitement de données personnelles soumis aux exigences du RGPD.

Le seul moment où le RGPD ne s’applique pas à des données personnelles c'est lorsque celles-ci sont "anonymisées". Le RGPD s’applique donc aux données « pseudonymisées » dès lors que par un ensemble de recoupements elles peuvent permettre d’identifier une personne. On considère que des données sont anonymisées lorsque la réidentification de la personne devient impossible ou trop difficile à mettre en oeuvre compte tenu des coûts et du temps nécessaire qu'il faudrait y consacrer en l'état des technologies actuelles.

Lorsque j'organise des événements, je peux en faire la publicité par la diffusion de ma newsletter, en appelant mon fichier clients-prospects, en organisant un jeu concours sur FB, en proposant aux personnes de s'inscrire et de payer en ligne ou encore en leur adressant un carton d'invitation par la poste. Toute cette organisation, sans parler de la logistique qui va autour, engendre bien un traitement de données personnelles. Organiser des évènements entre donc dans le périmètre d'application du RGPD.

Les données de vos prospects inactifs depuis plus de 3 ans depuis le dernier contact connu doivent être effacées de vos bases de données et fichiers. il faut que votre logiciel de contact ou CRM vous permette d'effacer les données de ces derniers. Conserver des données au delà de la période de conservation constitue une non-conformité au sens du RGPD,  passible de sanction.  Il faut donc organiser votre prospection et vos actions en intégrant ces paramètres.

Certes, je n'ai pas de bulletins de salaires à gérer si mes partenaires indépendants ne sont pas liés par un contrat de travail (paye, congés, Etc.). Cependant je vais collecter et traiter leurs données personnelles comme leur adresse électronique ou physique, des devis et factures et certainement bien d'autres éléments à caractère personnel. Le RGPD s'applique donc à tous les professionnels, même un indépendant travaillant avec d'autres indépendants.

Selon le mode de prospection utilisé (email, téléphone ou sms), les personnes sollicitées doivent au préalable avoir donné leur accord (la notion de consentement) pour recevoir vos messages (opt-in) ou ne pas avoir exprimé leur refus (opt-out).

Dans le cadre d'une prospection en "B2C", c'est l'Opt-in qui prévaut, c'est donc d'obtenir l'accord préalable du destinataire de la publicité dont la position sera :

"SI JE N'AI PAS DIT OUI, C'EST NON".

S'il n'a pas dit "oui", c'est "non". Cette règle vaut pour tous les type de prospection par email, SMS, MMS, automate d’appels ou fax, dès lors qu'ils concernent un particulier.

L'opt-out, c'est le contraire, lorsque le destinataire de la publicité ne s'est pas opposé : s'il n'a pas dit "non", c'est "oui". C’est le cas pour la publicité « B2B » (de professionnel à professionnel) adressée par email et « B2C » adressée par voie postale ou par téléphone. La position du prospect est alors de dire "SI JE N'AI PAS DIS NON C'EST OUI".

Idéalement, vous devez au préalable, lors de votre premier contact B2B, présenter votre activité, la source du contact et évoquer la possibilité qu'à l'avenir vous adressiez des offres à ce prospect B2B s'il n'y voit pas d'inconvénient, sauf à s'y opposer en cliquant sur le lien de désinscription présent sur votre communication.

PS : Il existe pour la prospection téléphonique des règles particulières. Renseignez vous sur le site internet de « Bloctel », organisme chargé de gérer la liste nationale d'opposition au démarchage téléphonique.

Les entreprises disposent de 72H. Cette obligation émane du RGPD.

Cette déclaration est effectuée auprès de l’autorité de contrôle, la CNIL en France. Les entreprises doivent aussi dans un délai raisonnable informer les personnes concernées par la fuite de données. L’organisation doit en outre tenir un "registre des incidents" de violation des données personnelles.

Le RGPD est entré en vigueur le 25 mai 2018. S'agissant d'un règlement européen et non pas d'une directive, le texte est entré en application simultanément dans tous les Etats membres de l'Union européenne, sans transposition dans les droits nationaux. Autrement dit, le parlement français n'a pas eu besoin de voter la transposition du texte en France. Depuis le 25 mai 2018, tout traitement en infraction avec le RGPD peut donc déboucher sur des sanctions. La loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 est venue modifier la loi Informatique et Libertés afin de mettre en conformité le droit français avec le cadre juridique européen.

Cependant la Loi informatique et libertés reprenant en grande partie le RGPD vient aussi traiter des dispositions relatives aux « marges de manœuvre nationales » autorisées par le RGPD afin de préciser certaines adaptations (majorité numérique par exemple), de législations sectorielles ou encore du fonctionnement de la CNIL, ainsi que des mesures de transposition en droit français de la directive « police-justice ».

Je ne peux conserver de mails indéfiniment. Cependant la règle est différentes entre prospects et clients

Pour les prospects : 3 ans après le dernier contact

Pour les clients, il n'y a pas d'obligation clairement édictée. Cependant la CNIL recommande de ne pas conserver les mails client au delà d'une année.

La durée minimale de conservation est 10 ans après la clôture de l’exercice.

Cette règle vaut pour les bons de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, Etc.