Nous gérons tous des données de diverses natures :

• des mails et téléphones professionnels de nos clients,
• des données de paye et évènements RH de nos salariés
• des données de santé de nos publics, salariés, collaborateurs
• des déclarations sociales à divers organismes
• des analyses commerciales, marketing et financières 
• des abonnements en ligne et des dossiers d’inscription 
• des devis, commandes, factures et paiements 

 Le plus souvent, vous allez les trouver :

• sur le disque du réseau de l’entreprise 
• en local sur l’ordinateur fixe ou portable de chacun
• sur un disque dur externe, une clé USB, 
• sur un stockage en ligne grand public ou professionnel
• sur une sauvegarde en ligne parfois

En outre, on parle aussi bien de données numériques que des données papiers. Alors, et si vous faisiez l’exercice ?

Dès lors que vous transférez à un destinataire identifié un nom, un mail, un téléphone, un RIB, un copie de CNI, un bulletin de paye ou encore un devis, une feuille maladie ou une note de frais,  sans le savoir toujours vous transmettez aussi ces données à des intermédiaires, par exemple et selon les cas :

• vos partenaires de fonctionnement (expert comptable, AGA, prestataire de paye, …)
• vos fournisseurs de Box, internet, wifi, messagerie, opérateur, Vos prestataires de stockage ou sauvegarde en ligne
• le gestionnaire du site internet et son hébergeur,
• vos prestataires logiciels et services d’assistance
• Etc.

On l’a coùpris, les traitements de données dans une entreprise sont nombreux et partagés avec un ensemble de partenaires directs ou indirect (votre écosystème), des intermédiaires que vous ne connaissez pas forcément. Sauf que la plupart de ces opérations sont en réalité des traitements de données personnels relatifs à des personnes physiques identifiées ou identifiables (selon la définition du RGPD).

Toutes vos données d’activité sont considérées en majorité comme des données personnelles au regard du RGPD. Il est alors tout aussi important de les protéger :

• pour garantir votre sécurité opérationnelle, 
• pour protéger la vie privée des personnes qu’elles concernent

C‘est cela la gouvernance des données : maîtriser comment tous les acteurs de votre écosystème (salariés, clients, partenaires, sous-traitants, institutionnels Etc.) peuvent avoir accès à vos données, les utiliser ou collaborer dessus au sein de votre environnent au sens large (votre écosystème) est essentiel. C’est une question vitale touchant à la continuité opérationnelle.

C’est une démarche de bon sens que de dire qu’il faut optimiser vos process et valoriser vos données. Cela revient à optimiser vos  process, vos procédures opérationnelles, l’utilisation des logiciels,  les mesures technques, en instaurant  des procédures et bonnes pratiques communes autour de l’accès à vos fichiers et documents : votre patrimoine « informationnel » :

• Comprendre comment vous fonctionnez,
• Maîtriser vos flux et process d’organisation,
• Valoriser vos données,
• Collaborer de façon fluide entre tous les acteurs 
• Améliorer votre fonctionnement,
• Optimiser vos processus opérationnels.

Le RGPD est une démarche d’amélioration continue et, à bien des égards, une opportunité économique et commerciale. « Gouverner » ou « manager » ses données participe à cette démarche de management de la qualité.

Chez Donneo, nous sommes des agitateurs de données.

Avec une approche 360° nous abordons avec vous ce projet d’entreprise comme une démarche d’amélioration continue tout en traitant dans le même temps cette mise en conformité au RGPD : 

• Adapter la compréhension des obligations à mettre en oeuvre
• Maîtriser les aspects techniques, juridiques, organisationnels du traitement des données 
• Traiter les aspects d’optimisation logiciels et collaboratifs 
• Accompagner la conformité au RGPD
• Vous apporter un bénéfice opérationnel pour l’entreprise

Nous pouvons intervenir à tout moment :

• dans le cadre de votre fonctionnement actuel
• lors d’une création d’activité
• à l’occasion d’une réorganisation des servcices.